メールの内容をAIが読み取り、表計算へきれいに整理できた。それでも、基幹システムへ登録する直前になると、担当者がメールを開き直す。「この数量で合っているのか」「誰が変更を認めたのか」を確かめるためです。
この確認を減らすには、文章を読む工程に加えて、次の工程が受け取れる条件を決める必要があります。本稿では、何を入力とし、何と照合し、誰が決め、例外をどこへ戻すかの四つを扱います。業務例、担当者、数値はすべて説明用の架空例です。
架空の12箱が、途中で10箱になる
小さな事務チームが備品を取り寄せる場面を考えます。メールには「バインダークリップを12箱、倉庫Aへ」とあり、表計算にも12箱と転記されています。しかし、基幹システムの登録予定データは10箱でした。まだ登録操作は行っていません。
三つの記録には、どれも数量が入っています。入力欄が空でないことを確認するだけでは、この違いを見逃します。AIにメールをもう一度読ませても、10箱が承認済みの変更なのか、転記ミスなのかは、メール一通からは決まりません。
最初に必要なのは「同じ案件の、同じ品目の数量を比較している」と分かることです。担当者が原資料を開き、三つの記録の存在、案件ID、品目、各記録の版が今回確認した内容に対応していることを確かめます。一つでも未確認なら、数量が一致していても準備未完了として戻します。箱と個が混じっていたら、数字だけ一致していても通過させません。
この架空例なら、数量不一致として保留し、業務責任者へ確認を戻します。12と10の多数決を取ったり、最後に更新された値を無条件で採ったりする仕様にはしません。どの資料を根拠に何箱と決めたかが、次の工程への引き継ぎ内容になります。
文章の整理と、受入条件を分けて置く
依頼文の読み取りにはAIを使う余地があります。一方、必須項目の有無や数値・単位の一致など、条件が決まっている部分は固定の検査にできます。
Anthropicの設計解説は、決められた経路を進むワークフローと、モデルが進め方を選ぶエージェントを区別しています。この区別は、どこを固定検査にするかを考える参考になります。現行製品の仕様説明として引用するものではありません。Building effective agents
架空の備品依頼では、次のように工程を置けます。
| 工程 | 残すもの | 次へ渡す条件 |
|---|---|---|
| メールを読む | 品目・数量・単位・行き先・希望日の候補 | 原文との照合ができる |
| 依頼を確定する | 案件IDと承認した入力の版 | 必須項目と変更の根拠がそろう |
| 三つの記録を比べる | 同じ案件・品目の比較表 | 数量・単位が一致し、判断担当がいる |
| 実行計画を渡す | 担当・許可範囲・確認記録 | 別途、実行権限を確認できる |
この表では、検査を通った時点を「計画準備完了」としています。登録済み、発注済み、業務完了という意味ではありません。
判断担当が空欄なら、値が一致しても止まる
三つとも12箱なら、それだけで先へ進めるでしょうか。数量変更の決定権を持つ人が決まっていなければ、違いが出たときに確認先を探すことになります。
担当欄には、作業する人だけでなく「何を決められる人か」を記します。同じ一人が入力担当と業務責任者を兼ねても構いません。ただし、転記できることと、依頼数量を変更できることは別の権限として確認します。
架空の依頼で12箱を採用するなら、「誰が、どのメールと変更記録を確認して、12箱と確定したか」を案件IDへ結び付けます。人の名前だけを入れても、その人の判断範囲や根拠がなければ引き継ぎは終わりません。
応答がないときの戻し先も決める
実行前の数量不一致と、登録操作を試した後の結果不明では、次にすることが違います。後者で同じ依頼を送ると、最初の操作と重なる可能性があります。
AWSの解説も、応答を受け取れないことが未実行を意味するとは限らず、再試行による重複への対策が必要だと説明しています。Making retries safe with idempotent APIs
架空の備品依頼で登録結果が分からなくなった場合は、元の案件IDと送信内容を保ち、実行管理者がその操作の履歴を照合します。成功を確認できれば追加操作なし。確認できなければ結果不明のまま止めます。新しいIDを付けて別の依頼に見せても、元の処理の成否は解決しません。
識別子を付けるだけで重複を防げるわけではありません。実システムでどう照会し、どこが重複を拒否するかは、別途確認が必要です。
自社の引き継ぎを、一枚にする
まずは一つの品目、一つの行き先など、照合範囲を説明できる業務を選びます。次の空欄を埋めると、AIに渡す前に決めることが見えてきます。
対象業務と、ここでは実行しないこと:
最初に受け取る資料と必須項目:
同じ案件を指すID / 比べる品目・数量・単位:
三記録の実在 / 案件ID・品目の一致 / 各版と原資料の対応:
上記を確認した担当 / 確認時刻 / 根拠への参照:
参照する資料の版 / 変更を認める担当:
一致した場合の次工程:
不足・不一致の場合の担当と補完条件:
実行結果が不明な場合の照会先:
保存する根拠 / 再開を判断する担当:架空の備品依頼なら、数量が食い違ったときの担当欄を埋めるだけでも、「転記作業」と呼んでいた中に、変更を認める判断が含まれていたと分かります。
空欄が残った箇所は、モデルを替える前に業務責任者へ確認する項目です。入力、照合単位、担当、例外の戻し先がそろえば、どこにAIが必要で、どこを固定検査にできるかを、一つの引き継ぎから具体的に確かめられます。